kassabeheer meubelfiliaal

Voor een ondernemer met meerdere filialen maakte ik onderstaand rekenmodel. De ondernemer zocht een rekenmodel waar alle kas in- en uitkomsten van zijn filialen per dag overzichtelijk op zijn mailbox binnen konden komen.

kasboek linkerzijde

Het kasboek wordt voorzien van een doorlopende nummering in kolom B. Van iedere boeking worden op de bijbehorende papieren dit nummer vermeld. Iedere boeking wordt met datum ingevoerd. Ik kolom D wordt het maandnummer automatisch uitgerekend / =Als(C5=””;””;Maand(C5) / Voor ieder soort mutatie is een omschrijving aangemaakt. Iedere soort mutatie heeft zijn eigen Idnr. U vult het Idnr in en de omschrijving wordt automatisch ingevuld in kolom F met de functie/formule verticaal zoeken. In kolom G gebruikt U het woord IN of OUT voor een ontvangst of een betaling. Met voorwaardelijke opmaak worden de cellen waar U niet in moet werken donkerblauw gemaakt. In de kolom koppen zijn alle kolommen voor ontvangsten GROEN en voor uitgave ROODBRUIN. Bij een aan/betaling vult U het klantnummer in. Hierdoor worden de klantgegevens automatisch opgehaald vanaf de klantenlijst.

Op wens van de gebruiker is de mogelijkheid in gebouwd het rekenmodel in 2 talen te gebruiken. Hiervoor kan de gebruiker de gele regels invullen

kasboek rechterzijde

Bij aan/betaling moet een ordernummer worden ingevuld en het totaal order bedrag. Filter eerst op ordernummer dan kunt U eventuele eerdere betalingen terug vinden en het saldo van het opstaand bedrag bijwerken. Op de papieren vermeld U tevens het regelnummer van de transactie (kolom B)

taalkeuze mutaties en saldo overzicht

De 2e taal op het lijsten blad staat het mutatie overzicht de Nederlandse taal staat in de 2e kolom en de Turkse taal in de 3e kolom. Dit kan de gebruiker zelf instellen door een 2 of een 3 in cel F1 te plaatsen. Het saldo wordt in een verborgen kolom uitgerekend. Het resultaat zit U in kolom H1-I1

saldo kasboek waarbij de saldo kolom open is

Het gebruik van Filters.

filter op ordernummer

Boven zie je in de kolomkoppen de grijze blokjes. Op bovenstaand heb ik op het blokje in kolom O geklikt. Dan krijg bovenstaande keuzelijst. Als je 1x klikt op Alles selecteren worden alle blokjes leeg en klik dan op het nummer wat je wilt zien en klik op OK. Je krijgt dan onderstaand overzicht

filteren op maandnummer

Op bovenstaand plaatje heb ik gefilterd op de maand januari. Het vierkante blokje ziet er nu uit als een soort zandlopertje. Dit is teken dat U een filter heeft uitstaan. Als je er op klikt kun je alles weer selecteren.

klantenlijst

klantenlijst

Zodra U een klant op de klantenlijst hebt geplaatst is hij herkenbaar in het kasboek.

contante verkopen.

Klein goed wat direct wordt betaald en meegenomen wordt op de lijst contante verkopen geplaatst. Op regel 3 vul je bij het afsluiten van kas de datum in en in de rode cel zie je de contante omzet. Dit bedrag wordt als inkomsten geboekt in het kasboek mutatiegroep contante verkoop.

Lijstenblad

totalisering per maand en per mutatie Id nr

Linksboven ziet het Mutatie overzicht. Iedere soort mutatie heet zijn eigen nummer. Met de formule =SOMMEN.ALS wordt per maand en per IDnr Mutatie de totalen per maand uitgerekend in een compleet jaaroverzicht.

Niet zichtbaar zijn de lijsten IN-OUT en contant verkopen klein materiaal. dat zal ik nog toevoegen.

gebruikte formules in dit rekenmodel.

  • maandnummer: =Als(C5=””;””;Maand(C5)
  • kolom F wordt gevuld met de formule verticaal zoeken. https://excel-spreadsheet.nl/verticaal-of-horizontaal-zoeken-in-excel/
  • IN – OUT: met gegevens validatie. aanklikken lijst en lijst selecteren op het lijsten blad.
  • voorwaardelijke opmaak gebruik IN en OUT als voorwaarde donkere kleur
  • taalkeuze met verticaalzoeken kolom 2 of 3 afhankelijke van gewenste taal
  • contante verkopen per dag: .=SOM.ALS(Tabel13[datum];C3;Tabel13[ONTVANGSTEN])

Met bovenstaande plaatjes en de uitleg kunt U dit rekenmodel zelf maken. Bestellen kan uiteraard ook via de contactpagina

gebruiksadvies

Hoe zou ik zelf dit alles gebruiken: Dit rekenmodel op de computer in het filiaal plaatsen.Iedere dag zou ik direct na sluiten van de filiaal, een kopie van dit rekenmodel voorzien van datum via de mail willen ontvangen. Dan heb je iedere dag een kopie ter inzage.

Ik zou ze in een mapje op de computer zetten en steeds de laatste 3 bewaren.
Krijg je op donderdag rond 18:00 uur het Kas overzicht binnen dan kun je die maandag weggooien
Alle bonnen van inkomsten & uitgave laat je voorzien van het boekingsnummer uit kolom B. bv met een rode pen altijd rechtsboven in de hoek met een cirkeltje erom heen.